Zo ga je om met onverwachte salarisonderhandelingen van werknemers

De huidige situatie op de arbeidsmarkt maakt dat er steeds hogere eisen gesteld worden door werknemers aan werkgevers. Wat is de context waarin we ons begeven en hoe kun je er als werkgever het beste mee omgaan?

In 2022 ontstond een piek in het aantal openstaande vacatures, 1,6 miljoen om precies te zijn. Dit is het hoogste aantal sinds 1997. De verwachting is dat dit aantal nog iets afneemt in 2024. Gedurende deze jaren is er sprake van een kandidatenmarkt. Er zijn structureel meer openstaande vacatures dan dat er mensen (direct) beschikbaar zijn. Dit is dan ook één van de redenen dat kandidaten hogere eisen stellen aan hun werkgever. Zij hebben het voor het uitkiezen in deze markt.

Het probleem van de krapte op de arbeidsmarkt, wordt naar onze mening niet opgelost door als werkgevers continu een hoger salaris te bieden. Want ook al neemt het aantal vacatures ieder jaar iets af, betekent dit niet dat er minder tekorten in personeel zijn. Het probleem blijft voorlopig aanhouden omdat vraag en aanbod inhoudelijk niet goed op elkaar aansluiten.

De krapte is structureel terwijl salarisverhoging tijdelijk motiveert.
We willen daarom weten: Hoe krijg je grip op de onverwachte salarisonderhandeling die vaak als instrument wordt ingezet om medewerkers te behouden en te motiveren? We geven je drie inzichten:

1. Maak gebruik van een gesprekkencyclus:
   Een gesprekkencylcus creëert (vooraf) duidelijkheid. Je stuurt hiermee actief op talentontwikkeling van je medewerkers en werkt met korte termijn doelen. De regelmatige contactmomenten zorgen voor een continu dialoog en constructieve feedback. Een gesprekkencyclus geeft zowel de werkgevers als de medewerker meer duidelijkheid en verwachtingen. Dit geldt voor de inhoud van het werk, verantwoordelijkheden en het bijbehorend salaris. In tegenstelling tot een beoordelingsgesprek – dat één keer per jaar plaatsvindt- heb je bij een gesprekkencyclus goed in beeld waar de behoefte van de medewerker ligt. Je hebt als werkgevers veel meer grip op het proces en de onverwachte vraag voor salarisverhoging vermijd je hiermee.
2. Transparant salarishuis begint bij je vacaturetekst:
   Veel werkgevers delen in hun vacaturetekst dat ze een marktconform salaris bieden in plaats van een concreet salaris te benoemen. Argumenten hiervoor zijn:

• Het schrikt goede kandidaten af;
• Werkgevers willen de onderhandeling kunnen aangaan;
• Ze weten niet wat de concurrent te bieden heeft;
• Huidige werknemers niet teveel informatie geven over dit salaris.

Allemaal argumenten die juist de onderhandeling over het salaris aanzetten bij zowel nieuwe als huidige collega’s. Wist je dat openheid over het salaris de loonkloof tot wel 20 tot 40% dicht? Met een transparant salarishuis deel je verwachtingen en maak je de ruimte om te onderhandelen kleiner. Je kunt als werkgevers op vele andere manieren aantrekkelijk zijn en daarmee je werkgeversmerk onderscheidend op de markt zetten. Denk aan:

• Standaard vrij op je verjaardag: Het bieden van extra vakantiedagen of flexibiliteit in het opnemen van verlof kan als waardevol worden beschouwd door medewerkers.
• Flexibele sporttijden: Het toestaan van flexibele werktijden of de mogelijkheid om vanuit huis te werken kan de werk-privébalans verbeteren zonder directe financiële kosten. Dit geeft ook ruimte om collega’s onder werktijd te laten sporten. Goed voor de gezondheid van je collega en goed voor het ziekteverzuim verlagen.
• Familybond: Volvo geeft álle medewerkers de mogelijkheid om tot 6 maanden betaald ouderschapsverlof op te nemen. Zodat zij tijd hebben voor wat het belangrijkste is. Zij zijn ervan overtuigd dat dit zowel mentale als fysieke gezondheid met zich meebrengt voor zowel de ouder als het kind.
• Remote werken: Investeren in de ontwikkeling van medewerkers door remote werken toegankelijk te maken. Maak samen duidelijke afspraken over de praktische zaken.
• Gratis gezonde lunch op kantoor: wie wil nu niet werken aan vitaliteit? Het is ook meteen een goede stimulans om je collega’s naar kantoor te krijgen en gezond(er) te houden.
• Breng je hond mee naar kantoor: Oog hebben voor de privé situatie van je collega’s werkt altijd goed. Indien mogelijk (allergieën checken bij collega’s) kan je toestaan dat er zo nu en dan eens een hond mee naar kantoor kan komen.
• Onbeperkt vrije dagen: Grote voorlopers hierin zijn Netflix en Google. Zij geven hun medewerkers onbeperkt vrije dagen. Het onderling vertrouwen wordt hiermee aangetoond.
• Vitaliteitspunten: Een mooi initiatief voor de zorgsector. Extraatjes kopen wanneer een collega genoeg punten heeft gespaard. Bijvoorbeeld een doel dat gesteld is op het behalen van x aantal stappen per dag. Per team of per persoon.
• Extra verantwoordelijkheden: Het bieden van nieuwe verantwoordelijkheden of de kans om aan speciale projecten te werken kan de professionele groei stimuleren. Hier kan ook een hoger salaris aan gekoppeld worden.

Mocht je met bovengenoemde punten alsnog in een onverwachte onderhandeling terecht komen dan is optie drie je redmiddel:

3. Voer onderhandelingsgesprekken als een coach:
   Het gesprek ga je altijd open aan door een coachende rol aan te nemen. De vraag van salarisverhoging wegwuiven is namelijk nooit een goed idee. Je kunt vragen waar de behoefte van salarisverhoging vandaan komt? Toon je interesse in de medewerker. Vervolgens kun je de medewerker meenemen in het gevolg van het ingaan op het salarisbod. Wat betekent het voor het bedrijf en de andere collega’s bijvoorbeeld?

Houd het gesprek positief en vertel ook dat je iedereen een eerlijke beloning gunt. Je kunt tijd en ruimte pakken om met een gedegen voorstel te komen. Geef dit dan ook aan, dat je terugkomt op het individuele voorstel en wanneer je iets laat horen. Zo word je minder onder druk gezet tijdens het gesprek. Je medewerker krijgt hierdoor het idee dat je het voorstel serieus neemt, ongeacht de uitkomst (mits onderbouwd). Eenmaal achter de reden waarom deze specifieke persoon om salarisverhoging vraagt? Kan je hiermee rekening houden in je tegenvoorstel en hoeft dit niet altijd op salarisniveau te liggen. Aandacht en luisteren waar de behoefte ligt is hierin key.

Als laatste nog een voorbeeld dat vertrouwen, betrokkenheid en motivatie tot de belangrijkste kernwaarden voor de relatie tussen medewerker en werkgever behoren. Een voorbeeld van wat een op maat voorstel betekent:

Optie A

Je geeft jouw collega aan het einde van het jaar een bonus van 500 euro.

Optie B

Je geeft jouw collega een dinerbon van 200 euro. Deze bon wordt persoonlijk uitgereikt door jou als werkgever. Je vertelt bij de overhandiging; ‘Bedankt voor je harde werken de afgelopen tijd. Ik heb gezien dat je ook buiten werktijd uren maakte om het project af te krijgen. Daarom gun ik jou een avondje lekker uiteten. En neem iemand mee die het jou mogelijk heeft gemaakt om deze uren te maken.’

Welke optie kies je? Aandacht hebben voor je medewerkers is uiteindelijk de sleutel tot succes. Leer ze kennen, weet hun behoeften en speel hierop in. Het is belangrijk om te begrijpen wat voor de individuele medewerker van waarde is. Soms zijn secundaire arbeidsvoorwaarden dus net zo waardevol of zelfs waardevoller dan alleen een financiële beloning.