Verandering begeleiden in een complexe organisatie

Provincie Zeeland werkte aan de overgang van Werken in Opdrachten naar Werken in Functies. Het doel was om de bestaande opdrachtstructuur als sturings- en beloningsmechanisme af te bouwen en een stabiele basis te creëren met generieke functies, passende salarisschalen en duidelijke resultaatafspraken.

Deze verandering liep parallel aan een bredere organisatieontwikkeling. Daarom was het belangrijk dat beide trajecten elkaar zouden versterken en dat de overgang zorgvuldig, uitvoerbaar en met oog voor rust en duidelijkheid zou verlopen.

Mijn rol was die van projectleider. Ik was verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het implementatietraject, waaronder besluitvorming, communicatie, functieprofielen, de inrichting van systemen zoals AFAS en de verankering in HR-processen.

Hoe heb ik het aangepakt?

Omdat ik niet eerder een opdracht als projectleider had uitgevoerd, ben ik gestart met wat voor mij het belangrijkste was: de organisatie leren kennen.

Provincie Zeeland is een grote en complexe organisatie. Door veel gesprekken te voeren met medewerkers, managers en stakeholders uit verschillende onderdelen van de organisatie, kreeg ik steeds beter inzicht in de context, de onderlinge relaties en de belangen die speelden.

Tegelijkertijd was het belangrijk om mijn rol goed af te bakenen. Als projectleider hoefde ik niet overal inhoudelijk expert in te worden. Mijn verantwoordelijkheid lag juist in het organiseren van het proces, het creëren van structuur en het bewaken van de voortgang. De inhoud lag bij de specialisten.

Aan het begin van het traject heb ik daarom een kick-off georganiseerd voor zowel de projectgroep als de stuurgroep. Daarin hebben we heldere werkafspraken gemaakt over rollen, verantwoordelijkheden, doelstellingen en samenwerking. Die duidelijkheid vormde gedurende het traject een belangrijke basis.

Wat was het resultaat?

Het projectdoel van deze fase is behaald: Provincie Zeeland is gestopt met werken in opdrachten.

Tijdens het traject werd duidelijk dat de vervolgstap, het verder vormgeven van Werken in Functies, omvangrijker was dan vooraf was voorzien. Daarom is bewust besloten om beide fases van elkaar los te koppelen. Hierdoor kon er eerst zorgvuldig worden afgerond wat nodig was om de opdrachtstructuur af te bouwen, voordat de volgende ontwikkelfase werd gestart.

Mijn opdracht eindigde met een uitgebreide overdracht aan de interne projectleider die het vervolgtraject verder heeft opgepakt.

Deze eerste fase is succesvol afgerond, met betrokkenheid van directie en management, zorgvuldige communicatie richting de organisatie en een goede aansluiting met andere lopende veranderinitiatieven. Omdat deze fase eerder was afgerond dan mijn opdrachtperiode, ontstond ruimte om nog een aanvullende bijdrage te leveren.

In gesprekken met de opdrachtgever en het hoofd P&O kwam een nieuw vraagstuk naar voren: de rol van de HR Business Partner. In de praktijk bleek deze rol breed en soms overvraagd. Door operationele werkzaamheden bleef er beperkt ruimte over voor strategische thema’s, zoals strategische personeelsplanning.

In een periode van zes weken heb ik hiervoor een onderzoeksopzet ontwikkeld, zestien diepte-interviews afgenomen en de resultaten vertaald naar een advies voor het HRBP-team. Dit vormt voor Provincie Zeeland het vertrekpunt voor de verdere ontwikkeling van deze rol.

Wat heb ik zelf geleerd?

Deze opdracht heeft mij veel geleerd.

Allereerst over projectleiderschap. Waar ik in HR-opdrachten vaak inhoudelijk betrokken ben, vroeg deze rol iets anders van mij. Ik leerde om eigenaarschap te nemen op het proces, terwijl inhoudelijke expertise juist bij de specialisten bleef. Dat gaf mij waardevolle inzichten in het begeleiden van complexe verandertrajecten.

Daarnaast kreeg ik de kans om te werken binnen een grote publieke organisatie. Ik heb daar veel betrokken en gedreven professionals ontmoet die dagelijks werken aan maatschappelijke vraagstukken voor Zeeland.

Wat mij opviel, is de grote aandacht voor zorgvuldigheid. Die zorgvuldigheid heeft veel waarde, maar kan processen soms ook complex maken. Juist daarin zit de uitdaging: hoe behoud je kwaliteit én blijf je tegelijkertijd voldoende wendbaar? Al met al kijk ik terug op een bijzonder leerzame opdracht binnen een organisatie die volop in ontwikkeling is en de komende jaren nog mooie stappen zal zetten.